As Misericórdias, de uma maneira geral, têm dificuldade em encontrar Voluntários para apoio às suas actividades, revistam-se estas a natureza que se revestirem.
A adesão Voluntária a programas já em execução ou a desenvolver pelas Misericórdias é muito, mas mesmo muito, fraca.
Sabe-se hoje, com base em estudos cinetíficos, que os Voluntários aderem, em grande n.º, sobretudo em campanhas de curta duração. Um exemploq ue ilustra isto memso foi o que se passou há 15 dias com a recolha de Alimentos da iniciativa dos Bancos Alimentares Contra a Fome.
É muito, mas mesmo muitíssimo difícil, conseguir a adesão de Voluntários a programas de média e longa duração.
Mas como aqueles que se instalaram nos cargos dos órgãos sociais da União das Misericórdias Portuguesas (AICOSUMP) demonstram total e absoluto desconhecimento de tudo que diz resepito à missão e acção das Misericórdias, ou será mesmo incompetência inacta?, também no campo do Voluntariado nem ao menos estudaram a matéria.
Se a dificuldade já é enormíssima em conseguir o contributo de Voluntários, se estes aderem bem a campanhas de curta duração, aqueles que se instalaram nos cargos do Secretariado Nacional da União das Misericórdias Portuguesas (AICSNUMP) criaram uma bolsa(?) - tão funda tão funda que não terá fundo, de forma a que não conservem aí Voluntários.
Mas tudo isto não é mais do que manisfesta expressão de ausência total e absoluta de sensatez.
A adesão Voluntária a programas já em execução ou a desenvolver pelas Misericórdias é muito, mas mesmo muito, fraca.
Sabe-se hoje, com base em estudos cinetíficos, que os Voluntários aderem, em grande n.º, sobretudo em campanhas de curta duração. Um exemploq ue ilustra isto memso foi o que se passou há 15 dias com a recolha de Alimentos da iniciativa dos Bancos Alimentares Contra a Fome.
É muito, mas mesmo muitíssimo difícil, conseguir a adesão de Voluntários a programas de média e longa duração.
Mas como aqueles que se instalaram nos cargos dos órgãos sociais da União das Misericórdias Portuguesas (AICOSUMP) demonstram total e absoluto desconhecimento de tudo que diz resepito à missão e acção das Misericórdias, ou será mesmo incompetência inacta?, também no campo do Voluntariado nem ao menos estudaram a matéria.
Se a dificuldade já é enormíssima em conseguir o contributo de Voluntários, se estes aderem bem a campanhas de curta duração, aqueles que se instalaram nos cargos do Secretariado Nacional da União das Misericórdias Portuguesas (AICSNUMP) criaram uma bolsa(?) - tão funda tão funda que não terá fundo, de forma a que não conservem aí Voluntários.
Mas tudo isto não é mais do que manisfesta expressão de ausência total e absoluta de sensatez.
De facto a criação (já a destempo, porque já há imensas iniciativas neste âmbito) só vem, mais uma vez revelar, que AICSNUMP não revelam possuir o perfil mínimo exigido para as funções.
Para demonstrar a insentatez de AICSNUMP transcreve-se aqui o Programa de Voluntariado recomendado às Misericórdias.
O programa que é proposto por aqueles que se instalaram nos cargos do Secretariado Nacional da União das Misericórdias Portuguesas tem 55 páginas.
A dimensão deste documento desincentiva qualquer um que demonstre intenção de aderir à Bolsa de Voluntariado.
Só alguém com espírito de masoquista poderá aderir a um programa que levará muitos dias só a ler e a assumir, mentalmente, os compromissos aí descritos.
O programa de AICSNUMP só merece um qualificativo - impraticável.
Transcreve-se aqui esse programa só para se ter a noção da dimensão do mesmo.
Não se acredita que alguém tenha a coragem de o ler.
E se não se lê não se pode aplicar e muito menos respeitar.
Mais uma iniciativa de AICSNUMP para deitar para o lixo, como praticamente tudo o que essa gente está a fazer na União das Misericórdias Portuguesas.
ÍNDICE
INTRODUÇÃO
1. O PROGRAMA DE VOLUNTARIADO
POLÍTICA GERAL DO VOLUNTÁRIO
PROPÓSITO DA POLÍTICA DE VOLUNTARIADO
PAPEL DO DEPARTAMENTO DE GESTÃO DE VOLUNTARIADO DO SERVIÇO DE VOLUNTARIADO DA UMP
UNIVERSO A ABRANGER NO VOLUNTARIADO
CASOS ESPECIAIS DE VOLUNTÁRIOS
FUNCIONÁRIOS COMO VOLUNTÁRIOS
UTILIZADORES E PARENTES COMO VOLUNTÁRIOS
DIREITOS E RESPONSABILIDADES DAS PARTES ENVOLVIDAS
DIREITOS E RESPONSABILIDADES DAS SANTAS CASAS DE MISERICÓRDIA
DIREITOS E RESPONSABILIDADES DOS VOLUNTÁRIOS
OBJECTO DO ENVOLVIMENTO DOS VOLUNTÁRIOS
2. PROCEDIMENTOS DA GESTÃO DE VOLUNTÁRIOS
FOLHAS E MANUTENÇÃO DE REGISTOS
FOLHAS DE REGISTO
POLÍTICA DE DUPLA FUNÇÃO
CONFLITO DE INTERESSES
REPRESENTAÇÃO DA INSTITUIÇÃO
CONFIDENCIALIDADE
LOCAL DE TRABALHO
CÓDIGO DE VESTUÁRIO
3. RECRUTAMENTO E SELECÇÃO DE VOLUNTÁRIOS
DESCRIÇÃO DO PERFIL DE POSTO
SOLICITAÇÃO DE VOLUNTÁRIOS PELOS FUNCIONÁRIOS
RECRUTAMENTO, SELECAÇÃO E INTEGRAÇÃO DE VOLUNTÁRIOS
RECRUTAMENTO
RECRUTAMENTO DE MENORES
ENTREVISTA
AVALIAÇÃO DO ESTADO DE SAÚDE
VERIFICAÇÃO DOS REGISTOS CRIMINAIS
INTEGRAÇÃO DE VOLUNTÁRIOS EM FUNÇÕES COM BENEFICIÁRIOS DE RISCO
CERTIFICADO DE APTIDÃO
INTEGRAÇÃO
PARTICIPAÇÃO DOS FUNCIONÁRIOS NA ENTREVISTA E NA INTEGRAÇÃO
SELECÇÃO E NOMEAÇÃO
PERÍODO EXPERIMENTAL
NOVA FUNÇÃO
SERVIÇOS PROFISSIONAIS
DURAÇÃO DO SERVIÇO
AUTORIZAÇÃO DE AUSÊNCIA
4. FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DOS VOLUNTÁRIOS
ORIENTAÇÃO
FORMAÇÃO
ENVOLVIMENTO DOS FUNCIONÁRIOS NA ORIENTAÇÃO E FORMAÇÃO
ENVOLVIMENTO DOS VOLUNTÁRIOS NA ORIENTAÇÃO E FORMAÇÃO
FORMAÇÃO CONTÍNUA
PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS
GESTÃO DO RISCO
5. SUPERVISÃO E AVALIAÇÃO DOS VOLUNTÁRIOS
NECESSIDADE DE UM SUPERVISOR
VOLUNTÁRIO COMO SUPERVISOR DE VOLUNTÁRIO
RELAÇÃO VOLUNTÁRIO-FUNCIONÁRIO
INTEGRAÇÃO DE VOLUNTÁRIOS PELOS FUNCIONÁRIOS
FORMAÇÃO EM GESTÃO DE VOLUNTARIADO PARA FUNCIONÁRIOS
LINHAS DE COMUNICAÇÃO
ABSENTISMO
SUBSTITUIÇÃO
PADRÕES DE DESEMPENHO
AVALIAÇÕES
BASE ESCRITA PARA A AVALIAÇÃO
RESPOSNABILIDADE DOS FUNCIONÁRIOS NA AVALIAÇÃO
AVALIAÇÃO DA UTILIZAÇÃO DE VOLUNTÁRIOS PELA INSTITUIÇÃO
ACÇÃO CORRECTIVA
DISPENSA DE UM VOLUNTÁRIO
RAZÕES PARA O AFASTAMENTO
PREOCUPAÇÕES E RECLAMAÇÕES
NOTIFICAÇÃO DE SAÍDA OU ATRIBUIÇÃO DE NOVA FUNÇÃO A UM VOLUNTÁRIO
DEMISSÃO
ENTREVISTA DE SAÍDA
COMUNICAÇÃO COM O COORDENADOR DE VOLUNTÁRIOS
6. RECONHECIMENTO E APOIO DOS VOLUNTÁRIOS
CERTIFICADOS
ACESSO AOS BENS MATERIAIS DA INSTITUIÇÃO
SEGURO
REEMBOLSO DAS DESPESAS
RECONHECIMENTO INFORMAL
RECONHECIMENTO FORMAL
RECONHECIMENTO DOS FUNCIONÁRIOS
INTRODUÇÃO
Os voluntários representam hoje, em todo o Mundo, um recurso activo a favor dos indivíduos, das famílias e da comunidade onde estão inseridos. O Voluntariado constitui um factor de enriquecimento da Sociedade em geral e tem adquirido uma importância crescente no nosso país, a par do que se vem registando na comunidade internacional. É uma prática, que desde há séculos se vem desenvolvendo de forma regular, acompanhando a dinâmica dos movimentos sociais e das organizações.
Na origem do movimento das Misericórdias está o princípio do Voluntariado, isto é, o princípio que leva alguém a, desinteressadamente, ajudar um outro ser humano que sofre, que está em dificuldade ou em risco. As Obras de Misericórdia são a expressão máxima do que pode conter o conceito de voluntariado: disponibilidade, solidariedade, desinteresse na recompensa, espírito de Missão.
Durante muito tempo, o Voluntariado foi entendido como um modo de colmatar as carências dos apoios familiares e institucionais. Era um voluntariado com um carácter mais amador, menos organizado e mais espontâneo.
Contudo, na sociedade actual reconhece-se, já, que o Voluntariado tem um cunho específico, um espaço próprio de acção e que o seu trabalho se desenvolve em complementaridade com o trabalho profissional e intervenção das Instituições. O reconhecimento desta actividade nas mais diversas áreas e o entendimento da importância fulcral que o Voluntariado assume na promoção do bem-estar social, no desenvolvimento das sociedades e na sustentabilidade das economias enunciam novos desafios ao nível da sua organização e intervenção.
E se ser cidadão significa estar disponível para contribuir para o bem-estar da comunidade em geral e para a melhoria da qualidade de vida de cada um, em particular, o trabalho voluntário é, assim, essencial. A construção de uma sociedade mais justa e humana não depende só dos governos ou das autarquias. Depende também do nosso empenho enquanto cidadãos.
A actividade voluntária tem sido capaz de desenvolver uma sociedade mais justa, humana e solidária e, neste sentido, o contributo dos voluntários nas instituições constitui uma mais valia. A sua prática, caracterizada pela gratuitidade, dedicação e compromisso, oferece ajuda e competências, através de uma acção directa pontual, regular, por vezes mesmo quotidiana.
Importa, assim, promover algumas medidas que contribuam para que o trabalho voluntário não só prossiga, como ganhe um maior dinamismo, nomeadamente, ao nível da sua organização, do envolvimento das gerações mais jovens e da formação adequada para que se possa continuar a fazer, mas cada vez melhor.
Consciente desta realidade, a União das Misericórdias Portuguesas criou, em 2008, o Serviço de Voluntariado (SVUMP), agora reformulado e cujos Objectivos Estratégicos são:
1. Contribuir para a dinamização do Voluntariado em Portugal;
2. Promover o Voluntariado junto das Misericórdias;
3. Incentivar a interiorização de um enquadramento conceptual comum a todas as Misericórdias e a adopção de instrumentos e ferramentas que lhes permitam projectar e desenvolver eficazmente Programas de Voluntariado;
4. Apoiar as Misericórdias na implementação de Programas-Modelo de Voluntariado;
O Serviço de Voluntariado pretende, assim, actuar nas seguintes áreas:
1. Área da Sensibilização, Promoção e Divulgação
* Incentivar, apoiar e divulgar diversos eventos junto das Misericórdias, nomeadamente sessões de esclarecimento, seminários, encontros, etc.
2. Área da Investigação
* Efectuar estudos sobre as práticas do voluntariado nas Santas Casas de Misericórdia;
* Participar em estudos que venham a ser desenvolvidos na área do Voluntariado;
* Divulgar estudos realizados por outras entidades ou países;
3. Área da Formação
* Estabelecer parcerias com diversas entidades a nível nacional, com vista à organização de cursos de formação na área do Voluntariado, nomeadamente:
- Cursos de formação inicial para voluntários;
- Cursos de formação para coordenadores e gestores de programas de voluntariado;
4. Área de Apoio à Gestão do Voluntariado
* Elaborar modelo de Programa de Gestão que possa ser aplicado às Santas Casas de Misericórdia;
* Compilação de diplomas legais em vigor e outros normativos associados;
* Elaboração de Dossier com instrumentos operacionais de apoio.
Neste âmbito, e indo ao encontro ao estabelecido no ponto 4. – Área do Apoio à Gestão do Voluntariado, o SVUMP concebeu um Programa de Voluntariado pretendendo que este se constitua como um modelo que possa auxiliar as Santas Casas de Misericórdia na concretização da implementação de programas e actividades de Voluntariado em diversas áreas.
A União das Misericórdias, através do seu Serviço de Voluntariado, assumirá uma função de Gestão Geral deste Programa de Voluntariado, cabendo a cada Santa Casa de Misericórdia que entenda adoptar este modelo, ter um Coordenador e, eventualmente, Supervisores de Voluntários, que se articulem entre si e com o SVUMP.
1. O PROGRAMA DE VOLUNTARIADO
1.1 Política Geral do Voluntário
A União das Misericórdias Portuguesas entende que ela própria e as Santas Casas de Misericórdia conseguirão atingir os seus objectivos e cumprir a sua Missão de forma mais eficaz se envolverem os cidadãos e as Comunidades em que se inserem e incentivarem a sua participação activa.
Desta forma, a UMP adopta, estimula, encoraja e aconselha o envolvimento de voluntários a todos os níveis das Misericórdias e em todos os programas e actividades desenvolvidas, sendo no entanto necessário garantir que tal acontece na perspectiva adequada.
Para tal, os funcionários deverão ser encorajados a, na justa medida das suas capacidades e competências, colaborar na concepção de papéis significativos e produtivos nos quais os voluntários possam trabalhar, bem como participar nas várias fases do ciclo de gestão do voluntariado, nomeadamente, ao nível do seu planeamento e organização, elaboração de perfis de posto, recrutamento, selecção, orientação, supervisão, avaliação e reconhecimento .
1.2 Propósito da Política de Voluntariado
O propósito da Política de Voluntariado é fornecer orientação e directrizes gerais às Santas Casas de Misericórdia e aos seus funcionários que integrem ou pretendam vir a integrar Voluntários.
Esta política é destinada apenas à orientação da gestão e não constitui, quer implícita ou explicitamente, um acordo contratual ou pessoal vinculativo. As Santas Casas de Misericórdias são livres de alterar qualquer aspecto da política se assim o entenderem.
1.3 Papel do Departamento de Gestão de Voluntariado do Serviço de Voluntariado da UMP
O Departamento de Gestão de Voluntariado da UMP é uma das áreas de actuação do Serviço de Voluntariado da UMP, sendo a sua função a de se constituir como um ponto central de coordenação, que potencie o envolvimento eficaz dos voluntários nos equipamentos e serviços das suas Associadas - as Santas Casas de Misericórdia - conduzindo e ajudando as acções conjuntas dos funcionários e voluntários para proporcionar serviços mais produtivos e de maior qualidade.
O Gestor do Programa de Voluntariado é responsável pelo planeamento de um Modelo que permita às Santas Casas de Misericórdia, aquando da sua aplicação, o recrutamento de voluntários adequados às suas necessidades, a possibilidade de proporcionar bases que permitam aos funcionários das Santas Casas a identificação de papéis produtivos e criativos para os voluntários, que conduzam ao acolhimento e inserção eficaz de voluntários e, posteriormente no auxílio à elaboração de um acompanhamento e avaliação dos resultados da implementação da referida estratégia.
Às Santas Casas de Misericórdia cabe a responsabilidade de nomear um Coordenador de Voluntariado a quem caberá organizar todo o programa de voluntariado e, eventualmente, Supervisores de Voluntariado, que orientem os voluntários no desempenho das suas funções.
1.4 Universo a abranger no Voluntariado
Com origem no latim (voluntarìu), o Voluntário é aquele que se propõe cumprir determinada tarefa ou função sem ser obrigado a isso e sem obtenção de qualquer benefício material em troca. É aquele que, pelo seu espírito cívico, dedica parte do seu tempo, sem qualquer remuneração, a diversas actividades de bem-estar social ou outros campos de intervenção. De acordo com o Artigo 3º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro «o voluntário é o indivíduo que de forma livre, desinteressada e responsável se compromete, de acordo com as suas aptidões próprias e no seu tempo livre, a realizar acções de voluntariado no âmbito de uma organização promotora».
Um voluntário é, assim, qualquer pessoa que, sem compensação ou expectativa de compensação, para além do reembolso de despesas incorridas no curso dos seus deveres de voluntário, realiza uma tarefa sob orientação e em nome da Instituição.
Antes de iniciar a sua tarefa, o voluntário deve obedecer aos critérios de inscrição e selecção pela Instituição onde irá desenvolver o seu trabalho. Os voluntários não devem ser considerados «funcionários» da Instituição.
1.4.1 Casos especiais de voluntários
A União das Misericórdias Portuguesas entende que as Santas Casas de Misericórdia podem aceitar como voluntários cidadãos portadores de deficiência, pessoas que participem em projectos de estágio de alunos ou em programas de sentenças alternativas ou ainda em programas de voluntariado de funcionários e outros programas de orientação de voluntários ficando, no entanto, esta decisão ao critério de cada Misericórdia.
Contudo, no caso desta aceitação, deve vigorar um acordo especial com a entidade dos quais são originários os casos especiais de voluntários, acordo este que deverá ser definido por ambas as partes (Misericórdia e entidade originária do voluntário).
1.4.2 Funcionários como Voluntários
As Santas Casas de Misericórdia poderão aceitar os serviços dos seus próprios funcionários como voluntários. Estes serviços serão aceites, desde que o serviço de voluntariado seja fornecido absolutamente sem qualquer natureza coerciva, envolva trabalho que seja fora do objecto dos deveres normais dos funcionários e seja fornecido fora das horas habituais de trabalho.
Para tal, os funcionários deverão preencher e assinar a declaração própria para o efeito .
É também permitido que os familiares dos funcionários sejam voluntários da Instituição, mas nestas situações, importa acautelar que os mesmos não sejam colocados sob a supervisão directa ou no mesmo departamento dos familiares que são funcionários.
1.4.3 Beneficiários e parentes como voluntários
Os beneficiários das Santas Casas de Misericórdia podem ser aceites como voluntários, desde que tal serviço não se constitua como obstrução ou conflito à prestação de serviços ao utilizador ou a outros.
Os parentes dos beneficiários também podem ser voluntários, mas não serão colocados numa posição de serviço ou relação directos com familiares que sejam utilizadores dos serviços.
1.5 Direitos e Responsabilidades das Partes Envolvidas
1.5.1 Direitos e Responsabilidades das Santas Casas de Misericórdia
As Santas Casas de Misericórdia aceitam o serviço de todos os voluntários sob condição de que tal serviço é da exclusiva responsabilidade da Instituição.
Os voluntários aceitam que a Santa Casa de Misericórdia pode, a qualquer momento ou por qualquer motivo, decidir terminar a relação com o voluntário ou efectuar alterações na natureza da sua missão de voluntariado.
Um voluntário pode, a qualquer momento, por qualquer motivo, decidir terminar a relação de voluntariado com a Instituição. A notificação de tal decisão deve ser comunicada, logo que possível, ao supervisor do voluntário.
1.5.2. Direitos, Deveres e Responsabilidades dos Voluntários
O voluntário é visto como um recurso valioso para a União das Misericórdias, para as Santas Casas, para os seus funcionários e para os beneficiários. Será concedido ao voluntário o direito a receber funções significativas e de acordo com os seus conhecimentos, experiências e motivações, o direito a acordar com a Instituição um compromisso de voluntariado que regule os termos e condições do trabalho que vai realizar, o direito de ser tratado como colegas de trabalho iguais e a ter um ambiente de trabalho favorável e em condições de higiene e segurança, o direito a ter acesso a programas de formação inicial e contínua, o direito à supervisão eficaz, o direito ao envolvimento e participação totais e o direito ao reconhecimento pelo trabalho realizado.
Por sua vez, os voluntários devem aceitar realizar os seus deveres activamente, o melhor que puderem e permanecerem leais à Missão, valores, objectivos e procedimentos da Instituição, nomeadamente no que a seguir se refere:
Deveres do Voluntário para com os Destinatários:
• Respeitar a vida privada e a dignidade da pessoa;
• Respeitar as convicções ideológicas, religiosas e culturais;
• Guardar sigilo sobre assuntos confidenciais;
• Usar de bom senso na resolução de assuntos imprevistos, informando os respectivos responsáveis;
• Actuar de forma gratuita e interessada, sem esperar contrapartidas e compensações patrimoniais;
• Contribuir para o desenvolvimento pessoal e integral do destinatário;
• Garantir a regularidade do exercício do trabalho voluntário.
Deveres do Voluntário para com as Misericórdias:
• Observar os princípios e normas inerentes à actividade, em função dos domínios em que se insere;
• Conhecer e respeitar estatutos e funcionamento da organização, bem como as normas dos respectivos programas e projectos;
• Actuar de forma diligente, isenta e solidária;
• Zelar pela boa utilização dos bens e meios postos ao seu dispor;
• Participar em programas de formação para um melhor desempenho do seu trabalho;
• Dirimir conflitos no exercício do trabalho voluntário;
• Garantir a regularidade do exercício do seu trabalho;
• Não assumir o papel de representante da organização sem seu conhecimento ou prévia autorização;
• Utilizar devidamente a identificação como voluntário no exercício da sua actividade;
• Informar a Santa Casa da Misericórdia com a maior brevidade possível sempre que pretenda interromper ou cessar o trabalho voluntário.
Deveres do Voluntário para com os Profissionais:
• Colaborar com os profissionais da organização promotora, potenciando a sua actuação no âmbito de partilha de informação e em função das orientações técnicas inerentes ao respectivo domínio de actividade;
• Contribuir para o estabelecimento de uma relação fundada no respeito pelo trabalho que a cada um compete desenvolver.
Deveres do Voluntário para com os outros Voluntários:
• Respeitar a dignidade e liberdade dos outros voluntários, reconhecendo-os como pares e valorizando o seu trabalho;
• Fomentar o trabalho de equipa, contribuindo para uma boa comunicação e um clima de trabalho e convivência agradável;
• Facilitar a integração, formação e participação de todos os voluntários.
Deveres do Voluntário para com a Sociedade:
• Fomentar uma cultura de solidariedade;
• Difundir o voluntariado;
• Conhecer a realidade sociocultural da comunidade, onde desenvolve a sua actividade de voluntário;
• Complementar a acção social das entidades em que se integra;
• Transmitir com a sua actuação, os valores e os ideais do trabalho voluntário.
1.6 Objecto do envolvimento dos voluntários
Os voluntários podem envolver-se em todos os programas e actividades da Instituição e servir a todos os níveis de aptidões e tomada de decisões. Os voluntários não devem, no entanto, ser utilizados para deslocar quaisquer funcionários das suas posições.
2. PROCEDIMENTOS DA GESTÃO DE VOLUNTÁRIOS
A Gestão de Voluntários é um processo simples na teoria, mas complexo na sua operacionalização, encerrando em si todas as complexidades da Gestão de Recursos Humanos: recrutar, entrevistar, seleccionar, supervisionar, avaliar, reconhecer, premiar.
2.1 Folhas e Manutenção de registos
Deverá ser mantido um sistema de registos sobre cada voluntário, incluindo datas de presença, posições ocupadas, funções desempenhadas, avaliação do trabalho e prémios recebidos. Os voluntários e os funcionários serão responsáveis pela entrega de todos os registos e informação adequados aos Coordenadores de Voluntariado de forma atempada e rigorosa.
Aos registos dos voluntários deve ser concedida a mesma confidencialidade que aos registos dos funcionários.
2.2.1. Folhas de Registo
Os voluntários que exercem a sua função sem supervisão directa são responsáveis pelo preenchimento rigoroso e entrega atempada de Folhas de Registo . As folhas de registo são um documento fornecido pela Santa Casa da Misericórdia que deverá ser elaborado de forma a conter os elementos essenciais a registar pelo Voluntário de cada vez que exerça o seu trabalho, cabendo a cada Coordenador definir o prazo de entrega das folhas de registo.
2.2 Política de dupla função
Os membros dos Órgãos Sociais das Santas Casas de Misericórdia são considerados como voluntários de serviço directo da Instituição.
2.3 Conflito de interesse
Ninguém que tenha um conflito de interesse com qualquer actividade ou programa da Instituição, quer seja pessoal, filosófico ou financeiro deve ser aceite ou servir como voluntário.
2.4 Representação da Instituição
Anteriormente a qualquer acção ou declaração que possa afectar ou obrigar significativamente a Instituição, os voluntários devem consultar previamente e procurar a aprovação dos funcionários adequados.
Estas acções podem incluir declarações públicas à comunicação social, acções de criação de lobbys com outras organizações, colaborações ou iniciativas conjuntas ou quaisquer acordos que envolvam outras obrigações financeiras ou contratuais, mas não se esgotam aqui.
Os voluntários estão autorizados a actuar como representantes da Instituição, conforme indicado especificamente na descrição da sua função e, somente, dentro da medida de tais especificações escritas.
2.5 Confidencialidade
Os voluntários são responsáveis pela manutenção da confidencialidade de toda a informação a que têm acesso durante o serviço como voluntários, quer esta informação envolva um único funcionário, voluntário, beneficiário ou outra pessoa, quer respeite ao modo de funcionamento da Instituição.
A constatação de que o dever de confidencialidade não foi cumprido pode resultar na cessação da relação do voluntário com a Instituição ou outra acção correccional.
2.6 Local de trabalho
O local de trabalho onde o voluntário irá exercer as suas funções deve conter instalações, equipamento e espaço adequados para permitir um desempenho eficaz. Os locais de trabalho e equipamentos fornecidos aos voluntários devem ser comparáveis aos dos funcionários que executem funções similares.
2.7 Código de vestuário
Como representantes da Instituição, os voluntários, tal como os funcionários, são responsáveis pela apresentação de uma boa imagem aos beneficiários e à Comunidade. Os voluntários devem vestir-se de forma apropriada às condições e desempenho das suas funções, devendo sempre usar o Cartão de Identificação do Voluntário , cuja emissão é da responsabilidade da Santa Casa da Misericórdia.
Cabe a cada Misericórdia estabelecer um código de vestuário que seja adequado à função que o voluntário irá desempenhar, não devendo confundir-se com a indumentária adoptada para os diferentes funcionários da Instituição.
3. RECRUTAMENTO E SELECÇÃO DE VOLUNTÁRIOS
3.1 Descrição do Perfil de Posto
Tal como os funcionários, os voluntários necessitam de uma descrição clara, completa, e actual dos deveres e responsabilidades inerentes à posição que se espera que ocupem. Antes de qualquer atribuição de função de voluntariado ou acção de recrutamento, deve ser desenvolvida uma descrição da posição para cada vaga de voluntário, designada Perfil de Posto .
Esta descrição será entregue a cada voluntário seleccionado e utilizado em subsequentes acções de gestão e avaliação. As descrições das posições devem ser revistas e actualizadas, anualmente, ou quando o trabalho envolvido na posição se altere substancialmente.
O perfil de Posto deve incluir uma descrição do objectivo e deveres da posição, um supervisor designado e um local de trabalho, um período de tempo para a execução do trabalho, uma lista das qualificações necessárias à função e uma descrição dos benefícios oferecidos.
O departamento de Gestão de Voluntariado da UMP está disponível para ajudar as Santas Casas de Misericórdia na elaboração dos Perfis de Posto adequados às suas necessidades.
3.2 Solicitação de Voluntários pelos Funcionários
As requisições de voluntários devem ser submetidas, por escrito, pelos funcionários interessados, aos responsáveis pelo Voluntariado de cada Santa Casa de Misericórdia, conjuntamente com o perfil de posto pretendido.
Todas as partes devem entender que o recrutamento de voluntários é impulsionado por trabalhos criativos e interessantes e que os funcionários devem estar preparados e motivados para utilizar efectivamente o recurso a voluntários.
O Departamento de Gestão de Voluntariado da União das Misericórdias Portuguesas está disponível para fornecer orientações ou formações para que o processo de recrutamento de voluntários de cada Santa Casa de Misericórdia seja bem sucedido.
3.3 Recrutamento, Selecção e Integração de Voluntários
3.3.1 Recrutamento
Os voluntários devem ser recrutados pela Instituição numa base pró-activa, com a intenção de ampliar e expandir o envolvimento voluntário da Comunidade. Os voluntários devem ser recrutados sem olhar a género, deficiência, idade, raça ou outra condição. O único requisito que deve presidir ao recrutamento de voluntários deve ser a competência e perfil adequados para desempenhar uma tarefa em nome da Instituição.
Os voluntários podem ser recrutados, quer através de um interesse em funções específicas, ou através de um interesse geral pelo voluntariado sendo que, posteriormente, será feita a correspondência a uma função específica. A aceitação final de um voluntário não deverá nunca ocorrer sem uma descrição prévia, por escrito, do perfil de posto específico para esse voluntário.
3.3.1.1 Recrutamento de menores
Os voluntários que ainda não tenham atingido a maioridade têm que ter o consentimento escrito de um dos pais ou tutor legal antes de se voluntariarem . Os serviços de voluntariado atribuídos a um menor devem ser desempenhados num ambiente não perigoso e devem estar de acordo com todos os requisitos apropriados ao trabalho infantil.
3.3.2 Entrevista
Antes da atribuição e nomeação de uma função, todos os voluntários deverão ser entrevistados, para avaliar a sua adequação e interesse nessa função. A entrevista deve permitir aferir as qualificações e competências relacionais do voluntário, o seu empenho para cumprir os requisitos da função que irá exercer e deve responder a quaisquer dúvidas que o voluntário tenha. As entrevistas devem ser conduzidas pessoalmente e de preferência envolvendo o funcionário que ficará responsável pelo voluntário.
O Departamento de Gestão de Voluntariado da UMP disponibiliza-se a fornecer às Santas Casas de Misericórdia interessadas documentação técnica que auxilie a condução da entrevista.
3.3.3. Avaliação do Estado de Saúde
Poderá ser necessário requerer uma avaliação do Estado de Saúde do voluntário. Da mesma forma, se existirem requisitos físicos necessários ao desempenho de uma tarefa de voluntariado, poderá ser necessário efectuar um processo de avaliação ou teste, para determinar a capacidade do voluntário de desempenhar essa tarefa em segurança.
3.3.4. Verificação dos Registos Criminais
Com o intuito de proteger os beneficiários, pode ser solicitado aos voluntários, em determinadas situações, que se submetam a uma verificação do registo de antecedentes criminais, podendo ser recusada a admissão de voluntários que não aceitem esta verificação.
3.3.5. Integração de Voluntários em funções com beneficiários em risco
Poderão ser instituídas medidas adicionais de avaliação, nos casos onde os voluntários sejam colocados em contacto directo com beneficiários em risco . Estes procedimentos podem incluir verificação de referências, investigação directa de antecedentes, investigação criminal, etc. Os voluntários que recusem a autorização à condução destas verificações não serão aceites para exercerem trabalho com beneficiários.
3.3.6. Certificado de aptidão
Pode ser solicitado a qualquer potencial voluntário que refira estar sob cuidado de um médico em tratamento físico ou psicológico, que apresente um atestado médico sobre a sua aptidão para desempenhar satisfatoriamente e de forma segura, os seus deveres de voluntário .
Os voluntários sob tratamento que possa afectar o seu trabalho de voluntariado não serão aceites sem a verificação escrita de aptidão efectuada pelo seu médico. Qualquer voluntário que, depois de aceitação e atribuição da função pela Instituição, entre em tratamento que possa ter um impacto adverso no desempenho dos seus deveres de voluntário, deve comunicar este facto ao seu Coordenador.
3.3.7. Integração
Ao integrar um voluntário numa determinada função, deve ser dada atenção aos interesses e capacidades do voluntário e aos requisitos que a função de voluntariado exige. A nenhum voluntário deve ser atribuída uma posição “fictícia" e nenhuma posição deve ser dada a um voluntário que não reúna as competências necessárias ou que se revele desinteressado.
3.3.8. Participação dos funcionários nas entrevistas e na integração
Sempre que possível, os funcionários que irão trabalhar com o voluntário devem participar na concepção e condução da entrevista de colocação. A decisão de selecção de um potencial voluntário não deve ocorrer sem a anuência dos funcionários com os quais o voluntário irá trabalhar.
3.3.9. Selecção e nomeação
Antes de iniciar as suas funções, o voluntário deve receber, por parte de um representante autorizado da Instituição, uma notificação da sua selecção como voluntário, pelo que nenhum voluntário deve iniciar o desempenho de qualquer função até ser oficialmente aceite para essa posição.
No momento da sua integração, cada voluntário deve preencher a documentação requerida e deve receber uma cópia do seu perfil de posto e do seu Compromisso de Voluntariado .
3.3.10. Período Experimental
Todas as integrações de voluntários devem ser iniciadas com um período experimental a definir de acordo com o volume do horário do voluntário. No final deste período será conduzida uma segunda entrevista com o voluntário e, nesse momento, quer o voluntário quer o funcionário podem requerer uma nova atribuição posição ou podem determinar a inadequação do voluntário à Instituição.
3.3.11. Nova função
Os voluntários aos quais, a qualquer momento, é dada uma nova função devem ser entrevistados e devem receber toda a orientação e formação adequadas a essa nova posição antes de iniciarem o trabalho.
3.3.12. Serviços profissionais
Os voluntários só devem desempenhar funções para as quais possuam qualificações e aptidões profissionais e pessoais. O Departamento de Gestão de Voluntariado recomenda que, no caso de ser necessário, as Santas Casas de Misericórdia conservem uma cópia do comprovativo dessas qualificações.
3.3.13. Duração do serviço
Todas as funções de voluntariado devem ter um período definido de duração. Recomenda-se, veementemente, que este período não seja superior a um ano, com uma opção de renovação, que ficará ao critério de ambas as partes. Todas as missões de voluntariado devem terminar no final do período definido sem expectativa ou necessidade de nova atribuição dessa posição ao incumbido.
Não é esperado ou requerido que os voluntários continuem o seu envolvimento com a Instituição no final do período definido embora, em grande parte dos casos, sejam bem-vindos a fazê-lo. Podem, em vez disso, procurar uma missão de voluntariado diferente, na mesma Instituição ou noutra, ou podem-se afastar-se do serviço de voluntariado.
3.3.14. Autorização de ausência
Cabe ao Coordenador e ou ao Supervisor autorizar ausências aos voluntários. Esta autorização de ausência não irá alterar ou estender a data final, previamente acordada, do termo de serviço do voluntário.
4. FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DOS VOLUNTÁRIOS
4.1 Orientação
Cabe a cada Santa Casa de Misericórdia fornecer aos voluntários uma orientação geral sobre a natureza e propósito da Instituição, acerca da natureza e método de operacionalização do programa ou actividade para os quais são recrutados e uma orientação específica acerca dos propósitos e requisitos da posição ou função que estão a aceitar desempenhar.
4.2 Formação
Os voluntários deverão receber formação específica para lhes fornecer a informação e aptidões necessárias ao bom desempenho da sua missão de voluntariado. O período de duração, conteúdos programáticos e métodos pedagógicos a adoptar no âmbito da formação devem ser apropriados à complexidade e exigências da posição e às capacidades do voluntário.
4.3 Envolvimento dos funcionários na orientação e formação
Os funcionários responsáveis pela prestação de serviços devem ter um papel activo na concepção e desenvolvimento formação, bem como na orientação dos voluntários.
4.4 Envolvimento dos voluntários na orientação e formação
Os voluntários experientes devem ser incluídos na concepção e desenvolvimento da formação e na orientação dos voluntários.
4.5 Formação contínua
Tal como os funcionários, os voluntários devem tentar melhorar os seus níveis de aptidão durante o período de serviço. Serão disponibilizadas aos voluntários oportunidades adicionais de formação e educação durante a sua relação com a Instituição, conforme vier a ser considerado mais apropriado.
Esta formação contínua pode incluir informação adicional acerca do desempenho e da sua actual missão de voluntariado ou informação mais generalizada, podendo ser fornecida, quer pela Santa Casa de Misericórdia, quer recorrendo a entidades externas.
4.6 Participação em Eventos
Os voluntários estão autorizados a participar em conferências, seminários, reuniões ou outros eventos relevantes para a sua missão de voluntariado, incluindo tanto as que sejam conduzidas pela Misericórdia como outras que sejam promovidas por outras organizações. Antes da participação em qualquer evento, deve ser obtida aprovação do supervisor do voluntário, caso a participação interfira com o horário de trabalho do voluntário ou seja pretendido o reembolso das despesas.
4.7 Gestão do risco
Os voluntários devem ser informados de quaisquer aspectos, materiais, equipamentos, processos ou pessoas perigosos com os quais se podem deparar durante o desempenho do trabalho de voluntariado, devendo ser formados e equipados com métodos adequados para lidar com riscos identificados.
5. SUPERVISÃO E AVALIAÇÃO DOS VOLUNTÁRIOS
5.1 Necessidade de um supervisor
Cada voluntário aceite para uma posição na Instituição deve ter um supervisor claramente identificado que é responsável pela gestão directa desse voluntário.
Este supervisor deve ser responsável pela gestão e orientação diárias do trabalho do voluntário e deve estar disponível para consulta e assistência ao voluntário. O supervisor terá a responsabilidade principal de apoiar o voluntário no desenvolvimento adequado das funções que lhe foram atribuídas, de o envolver no fluxo de comunicação da Instituição e de lhe dar informação sobre o seu desempenho numa perspectiva construtiva que lhe permita corrigir eventuais desvios e assim melhorar continuamente a sua forma de trabalhar. Os funcionários aos quais são atribuídas responsabilidades de supervisão de voluntários devem ter esta responsabilidade definida na descrição das suas funções.
5.2 Voluntários como supervisores de voluntários
Um voluntário pode desempenhar funções de supervisor de outros voluntários, desde que esteja sob supervisão directa de um funcionário.
5.3 Relações voluntários – funcionários
Os voluntários e os funcionários são considerados parceiros na implementação da missão e programas da Instituição, onde cada um cumpre um papel específico, mas complementar.
É essencial que para a operacionalização desta relação, cada parceiro compreenda e respeite as necessidades e capacidades do outro.
5.4 Integração de voluntários pelos funcionários
Visto que os funcionários conhecem melhor os requisitos do seu trabalho, bem como as competências e capacidades necessárias para o bom desempenho das tarefas que lhe estão associadas, devem ser estes a definir se o voluntário pode ou não colaborar com ele em determinado momento. Assim, nenhum voluntário deve desempenhar funções afectas a determinado funcionário sem a anuência prévia deste último.
Dado que os voluntários são considerados um recurso valioso no desempenho do trabalho da Instituição, os funcionários serão encorajados a ponderar formas criativas nas quais os voluntários possam ser úteis e a consultar o responsável pela coordenação de voluntários se julgarem necessária assistência ou formação adicional. A atribuição de voluntários a programas ficará igualmente ao critério do Coordenador de Voluntários.
5.5 Formação em gestão de voluntários para funcionários
A UMP aconselha a que seja proporcionada a todos os funcionários uma orientação geral acerca do trabalho com voluntários, assim como formação específica para aqueles que estejam amplamente envolvidos na gestão de voluntários, no sentido de a colocação, integração e participação dos voluntários se desenvolver de forma a proporcionar um trabalho em equipa eficaz, pacífico e produtivo.
5.6 Linhas de comunicação
Os voluntários têm direito a toda a informação pertinente ao desempenho das suas funções. Consequentemente, os voluntários devem ser incluídos e ter acesso a toda a informação necessária ao bom desempenho das funções de que estão incumbidos. Assim, devem ter acesso a memorandos ou instruções relacionadas com os processos e materiais a utilizar, participar em reuniões, estar autorizados a consultar registos de utilizadores, entre outra informação que contribua para a boa consecução do seu trabalho e dos objectivos estabelecidos.
Para facilitar a recepção desta informação, de forma regular, os voluntários devem ser incluídos em todos os processos de distribuição de informação e comunicação que se afigurem relevantes e deve-lhes ser facultado um método de recepção da informação, na sua ausência. A responsabilidade principal de assegurar que o voluntário receba tal informação é do Coordenador ou o Supervisor directo do voluntário.
As linhas de comunicação devem funcionar em ambos os sentidos e devem existir tanto formal como informalmente. Os voluntários devem ser consultados no que diz respeito a todas as decisões que possam afectar, substancialmente, o desempenho dos seus deveres.
5.7 Absentismo
É esperado que os voluntários cumpram as suas funções com pontualidade e regularidade, mediante o estabelecido no acordado entre as partes. Sempre que o Voluntário preveja estar ausente e por essa razão não possa cumprir os seus deveres ou tarefas agendadas, deve informar o seu supervisor com a antecedência definida no Compromisso, para que se possam efectuar outras disposições.
O absentismo contínuo resultará na revisão da função do voluntário ou término do serviço.
5.8 Substituição
Os voluntários podem ser encorajados a procurar um substituto para quaisquer ausências futuras. Tal substituição só deve ser feita no seguimento da consulta ao supervisor e deve haver o cuidado de encontrar um substituto qualificado para a posição em causa. Os substitutos só podem ser recrutados entre aqueles que estão, no momento, inscritos como voluntários da Instituição.
5.9 Padrões de desempenho
Devem ser estabelecidos padrões de desempenho para cada posição de voluntariado. Estes padrões devem listar o trabalho a ser desenvolvido nessa posição, definir indicadores quantificáveis para monitorização do desempenho face aos padrões requeridos e períodos de tempo estabelecidos para a realização do trabalho. A criação destes padrões será uma função conjunta do funcionário e voluntário envolvidos na posição/função. Deve ser disponibilizada ao voluntário cópia do documento em que se definem os padrões, bem como cópia da descrição da sua função, logo no início do exercício da sua actividade.
5.10 Avaliações
A União das Misericórdias recomenda que seja feita uma avaliação periódica de cada voluntário, para análise do seu desempenho e eventual revisão do seu trabalho. A sessão de avaliação deve permitir identificar necessidades de mudança no estilo e/ou organização do trabalho, colher sugestões por parte do voluntário sobre formas de potenciar a sua relação com a Instituição, bem como transmitir apreço ao voluntário e averiguar o interesse do voluntário em permanecer nessa função.
A sessão de avaliação é uma oportunidade conjunta para o voluntário e para a Instituição de examinarem e melhorarem a sua relação e sobretudo para se avaliar o grau de cumprimento dos objectivos estabelecidos no Perfil de Posto.
5.11 Base escrita para a avaliação
O Perfil de Posto constitui a base da avaliação. Deve ser mantido um registo escrito de cada sessão de avaliação .
5.12 Responsabilidade dos funcionários na avaliação
Deve ser da responsabilidade de cada supervisor, agendar e realizar a avaliação periódica e manter registos da avaliação actualizados.
5.13 Avaliação da utilização de voluntários pela Instituição
O Coordenador dos voluntários deve conduzir uma avaliação anual do Voluntariado da Instituição. Esta avaliação incluirá a informação recolhida junto de voluntários, funcionários e beneficiários.
5.14 Acção correctiva
No seguimento de uma avaliação, podem ser introduzidas acções correctivas, que permitam ultrapassar as dificuldades ou problemas identificados. Os exemplos de acção correctiva incluem a necessidade de formação adicional, revisão da atribuição de funções ao voluntário ou afastamento do serviço de voluntariado.
5.15 Dispensa de um voluntário
O voluntário que não concorde com as regras e procedimentos da Instituição ou que falhe no desempenho satisfatório da sua função enquanto voluntário pode ser sujeito a afastamento. Nenhum voluntário será destituído até ter tido uma oportunidade de discutir as razões de um possível afastamento com os funcionários supervisores. A decisão de afastamento cabe ao Coordenador de Voluntários. Esta dispensa deve ficar registada por escrito .
Com origem no latim (voluntarìu), o Voluntário é aquele que se propõe cumprir determinada tarefa ou função sem ser obrigado a isso e sem obtenção de qualquer benefício material em troca. É aquele que, pelo seu espírito cívico, dedica parte do seu tempo, sem qualquer remuneração, a diversas actividades de bem-estar social ou outros campos de intervenção. De acordo com o Artigo 3º da Lei n.º 71/98, de 3 de Novembro «o voluntário é o indivíduo que de forma livre, desinteressada e responsável se compromete, de acordo com as suas aptidões próprias e no seu tempo livre, a realizar acções de voluntariado no âmbito de uma organização promotora».
Um voluntário é, assim, qualquer pessoa que, sem compensação ou expectativa de compensação, para além do reembolso de despesas incorridas no curso dos seus deveres de voluntário, realiza uma tarefa sob orientação e em nome da Instituição.
Antes de iniciar a sua tarefa, o voluntário deve obedecer aos critérios de inscrição e selecção pela Instituição onde irá desenvolver o seu trabalho. Os voluntários não devem ser considerados «funcionários» da Instituição.
1.4.1 Casos especiais de voluntários
A União das Misericórdias Portuguesas entende que as Santas Casas de Misericórdia podem aceitar como voluntários cidadãos portadores de deficiência, pessoas que participem em projectos de estágio de alunos ou em programas de sentenças alternativas ou ainda em programas de voluntariado de funcionários e outros programas de orientação de voluntários ficando, no entanto, esta decisão ao critério de cada Misericórdia.
Contudo, no caso desta aceitação, deve vigorar um acordo especial com a entidade dos quais são originários os casos especiais de voluntários, acordo este que deverá ser definido por ambas as partes (Misericórdia e entidade originária do voluntário).
1.4.2 Funcionários como Voluntários
As Santas Casas de Misericórdia poderão aceitar os serviços dos seus próprios funcionários como voluntários. Estes serviços serão aceites, desde que o serviço de voluntariado seja fornecido absolutamente sem qualquer natureza coerciva, envolva trabalho que seja fora do objecto dos deveres normais dos funcionários e seja fornecido fora das horas habituais de trabalho.
Para tal, os funcionários deverão preencher e assinar a declaração própria para o efeito .
É também permitido que os familiares dos funcionários sejam voluntários da Instituição, mas nestas situações, importa acautelar que os mesmos não sejam colocados sob a supervisão directa ou no mesmo departamento dos familiares que são funcionários.
1.4.3 Beneficiários e parentes como voluntários
Os beneficiários das Santas Casas de Misericórdia podem ser aceites como voluntários, desde que tal serviço não se constitua como obstrução ou conflito à prestação de serviços ao utilizador ou a outros.
Os parentes dos beneficiários também podem ser voluntários, mas não serão colocados numa posição de serviço ou relação directos com familiares que sejam utilizadores dos serviços.
1.5 Direitos e Responsabilidades das Partes Envolvidas
1.5.1 Direitos e Responsabilidades das Santas Casas de Misericórdia
As Santas Casas de Misericórdia aceitam o serviço de todos os voluntários sob condição de que tal serviço é da exclusiva responsabilidade da Instituição.
Os voluntários aceitam que a Santa Casa de Misericórdia pode, a qualquer momento ou por qualquer motivo, decidir terminar a relação com o voluntário ou efectuar alterações na natureza da sua missão de voluntariado.
Um voluntário pode, a qualquer momento, por qualquer motivo, decidir terminar a relação de voluntariado com a Instituição. A notificação de tal decisão deve ser comunicada, logo que possível, ao supervisor do voluntário.
1.5.2. Direitos, Deveres e Responsabilidades dos Voluntários
O voluntário é visto como um recurso valioso para a União das Misericórdias, para as Santas Casas, para os seus funcionários e para os beneficiários. Será concedido ao voluntário o direito a receber funções significativas e de acordo com os seus conhecimentos, experiências e motivações, o direito a acordar com a Instituição um compromisso de voluntariado que regule os termos e condições do trabalho que vai realizar, o direito de ser tratado como colegas de trabalho iguais e a ter um ambiente de trabalho favorável e em condições de higiene e segurança, o direito a ter acesso a programas de formação inicial e contínua, o direito à supervisão eficaz, o direito ao envolvimento e participação totais e o direito ao reconhecimento pelo trabalho realizado.
Por sua vez, os voluntários devem aceitar realizar os seus deveres activamente, o melhor que puderem e permanecerem leais à Missão, valores, objectivos e procedimentos da Instituição, nomeadamente no que a seguir se refere:
Deveres do Voluntário para com os Destinatários:
• Respeitar a vida privada e a dignidade da pessoa;
• Respeitar as convicções ideológicas, religiosas e culturais;
• Guardar sigilo sobre assuntos confidenciais;
• Usar de bom senso na resolução de assuntos imprevistos, informando os respectivos responsáveis;
• Actuar de forma gratuita e interessada, sem esperar contrapartidas e compensações patrimoniais;
• Contribuir para o desenvolvimento pessoal e integral do destinatário;
• Garantir a regularidade do exercício do trabalho voluntário.
Deveres do Voluntário para com as Misericórdias:
• Observar os princípios e normas inerentes à actividade, em função dos domínios em que se insere;
• Conhecer e respeitar estatutos e funcionamento da organização, bem como as normas dos respectivos programas e projectos;
• Actuar de forma diligente, isenta e solidária;
• Zelar pela boa utilização dos bens e meios postos ao seu dispor;
• Participar em programas de formação para um melhor desempenho do seu trabalho;
• Dirimir conflitos no exercício do trabalho voluntário;
• Garantir a regularidade do exercício do seu trabalho;
• Não assumir o papel de representante da organização sem seu conhecimento ou prévia autorização;
• Utilizar devidamente a identificação como voluntário no exercício da sua actividade;
• Informar a Santa Casa da Misericórdia com a maior brevidade possível sempre que pretenda interromper ou cessar o trabalho voluntário.
Deveres do Voluntário para com os Profissionais:
• Colaborar com os profissionais da organização promotora, potenciando a sua actuação no âmbito de partilha de informação e em função das orientações técnicas inerentes ao respectivo domínio de actividade;
• Contribuir para o estabelecimento de uma relação fundada no respeito pelo trabalho que a cada um compete desenvolver.
Deveres do Voluntário para com os outros Voluntários:
• Respeitar a dignidade e liberdade dos outros voluntários, reconhecendo-os como pares e valorizando o seu trabalho;
• Fomentar o trabalho de equipa, contribuindo para uma boa comunicação e um clima de trabalho e convivência agradável;
• Facilitar a integração, formação e participação de todos os voluntários.
Deveres do Voluntário para com a Sociedade:
• Fomentar uma cultura de solidariedade;
• Difundir o voluntariado;
• Conhecer a realidade sociocultural da comunidade, onde desenvolve a sua actividade de voluntário;
• Complementar a acção social das entidades em que se integra;
• Transmitir com a sua actuação, os valores e os ideais do trabalho voluntário.
1.6 Objecto do envolvimento dos voluntários
Os voluntários podem envolver-se em todos os programas e actividades da Instituição e servir a todos os níveis de aptidões e tomada de decisões. Os voluntários não devem, no entanto, ser utilizados para deslocar quaisquer funcionários das suas posições.
2. PROCEDIMENTOS DA GESTÃO DE VOLUNTÁRIOS
A Gestão de Voluntários é um processo simples na teoria, mas complexo na sua operacionalização, encerrando em si todas as complexidades da Gestão de Recursos Humanos: recrutar, entrevistar, seleccionar, supervisionar, avaliar, reconhecer, premiar.
2.1 Folhas e Manutenção de registos
Deverá ser mantido um sistema de registos sobre cada voluntário, incluindo datas de presença, posições ocupadas, funções desempenhadas, avaliação do trabalho e prémios recebidos. Os voluntários e os funcionários serão responsáveis pela entrega de todos os registos e informação adequados aos Coordenadores de Voluntariado de forma atempada e rigorosa.
Aos registos dos voluntários deve ser concedida a mesma confidencialidade que aos registos dos funcionários.
2.2.1. Folhas de Registo
Os voluntários que exercem a sua função sem supervisão directa são responsáveis pelo preenchimento rigoroso e entrega atempada de Folhas de Registo . As folhas de registo são um documento fornecido pela Santa Casa da Misericórdia que deverá ser elaborado de forma a conter os elementos essenciais a registar pelo Voluntário de cada vez que exerça o seu trabalho, cabendo a cada Coordenador definir o prazo de entrega das folhas de registo.
2.2 Política de dupla função
Os membros dos Órgãos Sociais das Santas Casas de Misericórdia são considerados como voluntários de serviço directo da Instituição.
2.3 Conflito de interesse
Ninguém que tenha um conflito de interesse com qualquer actividade ou programa da Instituição, quer seja pessoal, filosófico ou financeiro deve ser aceite ou servir como voluntário.
2.4 Representação da Instituição
Anteriormente a qualquer acção ou declaração que possa afectar ou obrigar significativamente a Instituição, os voluntários devem consultar previamente e procurar a aprovação dos funcionários adequados.
Estas acções podem incluir declarações públicas à comunicação social, acções de criação de lobbys com outras organizações, colaborações ou iniciativas conjuntas ou quaisquer acordos que envolvam outras obrigações financeiras ou contratuais, mas não se esgotam aqui.
Os voluntários estão autorizados a actuar como representantes da Instituição, conforme indicado especificamente na descrição da sua função e, somente, dentro da medida de tais especificações escritas.
2.5 Confidencialidade
Os voluntários são responsáveis pela manutenção da confidencialidade de toda a informação a que têm acesso durante o serviço como voluntários, quer esta informação envolva um único funcionário, voluntário, beneficiário ou outra pessoa, quer respeite ao modo de funcionamento da Instituição.
A constatação de que o dever de confidencialidade não foi cumprido pode resultar na cessação da relação do voluntário com a Instituição ou outra acção correccional.
2.6 Local de trabalho
O local de trabalho onde o voluntário irá exercer as suas funções deve conter instalações, equipamento e espaço adequados para permitir um desempenho eficaz. Os locais de trabalho e equipamentos fornecidos aos voluntários devem ser comparáveis aos dos funcionários que executem funções similares.
2.7 Código de vestuário
Como representantes da Instituição, os voluntários, tal como os funcionários, são responsáveis pela apresentação de uma boa imagem aos beneficiários e à Comunidade. Os voluntários devem vestir-se de forma apropriada às condições e desempenho das suas funções, devendo sempre usar o Cartão de Identificação do Voluntário , cuja emissão é da responsabilidade da Santa Casa da Misericórdia.
Cabe a cada Misericórdia estabelecer um código de vestuário que seja adequado à função que o voluntário irá desempenhar, não devendo confundir-se com a indumentária adoptada para os diferentes funcionários da Instituição.
3. RECRUTAMENTO E SELECÇÃO DE VOLUNTÁRIOS
3.1 Descrição do Perfil de Posto
Tal como os funcionários, os voluntários necessitam de uma descrição clara, completa, e actual dos deveres e responsabilidades inerentes à posição que se espera que ocupem. Antes de qualquer atribuição de função de voluntariado ou acção de recrutamento, deve ser desenvolvida uma descrição da posição para cada vaga de voluntário, designada Perfil de Posto .
Esta descrição será entregue a cada voluntário seleccionado e utilizado em subsequentes acções de gestão e avaliação. As descrições das posições devem ser revistas e actualizadas, anualmente, ou quando o trabalho envolvido na posição se altere substancialmente.
O perfil de Posto deve incluir uma descrição do objectivo e deveres da posição, um supervisor designado e um local de trabalho, um período de tempo para a execução do trabalho, uma lista das qualificações necessárias à função e uma descrição dos benefícios oferecidos.
O departamento de Gestão de Voluntariado da UMP está disponível para ajudar as Santas Casas de Misericórdia na elaboração dos Perfis de Posto adequados às suas necessidades.
3.2 Solicitação de Voluntários pelos Funcionários
As requisições de voluntários devem ser submetidas, por escrito, pelos funcionários interessados, aos responsáveis pelo Voluntariado de cada Santa Casa de Misericórdia, conjuntamente com o perfil de posto pretendido.
Todas as partes devem entender que o recrutamento de voluntários é impulsionado por trabalhos criativos e interessantes e que os funcionários devem estar preparados e motivados para utilizar efectivamente o recurso a voluntários.
O Departamento de Gestão de Voluntariado da União das Misericórdias Portuguesas está disponível para fornecer orientações ou formações para que o processo de recrutamento de voluntários de cada Santa Casa de Misericórdia seja bem sucedido.
3.3 Recrutamento, Selecção e Integração de Voluntários
3.3.1 Recrutamento
Os voluntários devem ser recrutados pela Instituição numa base pró-activa, com a intenção de ampliar e expandir o envolvimento voluntário da Comunidade. Os voluntários devem ser recrutados sem olhar a género, deficiência, idade, raça ou outra condição. O único requisito que deve presidir ao recrutamento de voluntários deve ser a competência e perfil adequados para desempenhar uma tarefa em nome da Instituição.
Os voluntários podem ser recrutados, quer através de um interesse em funções específicas, ou através de um interesse geral pelo voluntariado sendo que, posteriormente, será feita a correspondência a uma função específica. A aceitação final de um voluntário não deverá nunca ocorrer sem uma descrição prévia, por escrito, do perfil de posto específico para esse voluntário.
3.3.1.1 Recrutamento de menores
Os voluntários que ainda não tenham atingido a maioridade têm que ter o consentimento escrito de um dos pais ou tutor legal antes de se voluntariarem . Os serviços de voluntariado atribuídos a um menor devem ser desempenhados num ambiente não perigoso e devem estar de acordo com todos os requisitos apropriados ao trabalho infantil.
3.3.2 Entrevista
Antes da atribuição e nomeação de uma função, todos os voluntários deverão ser entrevistados, para avaliar a sua adequação e interesse nessa função. A entrevista deve permitir aferir as qualificações e competências relacionais do voluntário, o seu empenho para cumprir os requisitos da função que irá exercer e deve responder a quaisquer dúvidas que o voluntário tenha. As entrevistas devem ser conduzidas pessoalmente e de preferência envolvendo o funcionário que ficará responsável pelo voluntário.
O Departamento de Gestão de Voluntariado da UMP disponibiliza-se a fornecer às Santas Casas de Misericórdia interessadas documentação técnica que auxilie a condução da entrevista.
3.3.3. Avaliação do Estado de Saúde
Poderá ser necessário requerer uma avaliação do Estado de Saúde do voluntário. Da mesma forma, se existirem requisitos físicos necessários ao desempenho de uma tarefa de voluntariado, poderá ser necessário efectuar um processo de avaliação ou teste, para determinar a capacidade do voluntário de desempenhar essa tarefa em segurança.
3.3.4. Verificação dos Registos Criminais
Com o intuito de proteger os beneficiários, pode ser solicitado aos voluntários, em determinadas situações, que se submetam a uma verificação do registo de antecedentes criminais, podendo ser recusada a admissão de voluntários que não aceitem esta verificação.
3.3.5. Integração de Voluntários em funções com beneficiários em risco
Poderão ser instituídas medidas adicionais de avaliação, nos casos onde os voluntários sejam colocados em contacto directo com beneficiários em risco . Estes procedimentos podem incluir verificação de referências, investigação directa de antecedentes, investigação criminal, etc. Os voluntários que recusem a autorização à condução destas verificações não serão aceites para exercerem trabalho com beneficiários.
3.3.6. Certificado de aptidão
Pode ser solicitado a qualquer potencial voluntário que refira estar sob cuidado de um médico em tratamento físico ou psicológico, que apresente um atestado médico sobre a sua aptidão para desempenhar satisfatoriamente e de forma segura, os seus deveres de voluntário .
Os voluntários sob tratamento que possa afectar o seu trabalho de voluntariado não serão aceites sem a verificação escrita de aptidão efectuada pelo seu médico. Qualquer voluntário que, depois de aceitação e atribuição da função pela Instituição, entre em tratamento que possa ter um impacto adverso no desempenho dos seus deveres de voluntário, deve comunicar este facto ao seu Coordenador.
3.3.7. Integração
Ao integrar um voluntário numa determinada função, deve ser dada atenção aos interesses e capacidades do voluntário e aos requisitos que a função de voluntariado exige. A nenhum voluntário deve ser atribuída uma posição “fictícia" e nenhuma posição deve ser dada a um voluntário que não reúna as competências necessárias ou que se revele desinteressado.
3.3.8. Participação dos funcionários nas entrevistas e na integração
Sempre que possível, os funcionários que irão trabalhar com o voluntário devem participar na concepção e condução da entrevista de colocação. A decisão de selecção de um potencial voluntário não deve ocorrer sem a anuência dos funcionários com os quais o voluntário irá trabalhar.
3.3.9. Selecção e nomeação
Antes de iniciar as suas funções, o voluntário deve receber, por parte de um representante autorizado da Instituição, uma notificação da sua selecção como voluntário, pelo que nenhum voluntário deve iniciar o desempenho de qualquer função até ser oficialmente aceite para essa posição.
No momento da sua integração, cada voluntário deve preencher a documentação requerida e deve receber uma cópia do seu perfil de posto e do seu Compromisso de Voluntariado .
3.3.10. Período Experimental
Todas as integrações de voluntários devem ser iniciadas com um período experimental a definir de acordo com o volume do horário do voluntário. No final deste período será conduzida uma segunda entrevista com o voluntário e, nesse momento, quer o voluntário quer o funcionário podem requerer uma nova atribuição posição ou podem determinar a inadequação do voluntário à Instituição.
3.3.11. Nova função
Os voluntários aos quais, a qualquer momento, é dada uma nova função devem ser entrevistados e devem receber toda a orientação e formação adequadas a essa nova posição antes de iniciarem o trabalho.
3.3.12. Serviços profissionais
Os voluntários só devem desempenhar funções para as quais possuam qualificações e aptidões profissionais e pessoais. O Departamento de Gestão de Voluntariado recomenda que, no caso de ser necessário, as Santas Casas de Misericórdia conservem uma cópia do comprovativo dessas qualificações.
3.3.13. Duração do serviço
Todas as funções de voluntariado devem ter um período definido de duração. Recomenda-se, veementemente, que este período não seja superior a um ano, com uma opção de renovação, que ficará ao critério de ambas as partes. Todas as missões de voluntariado devem terminar no final do período definido sem expectativa ou necessidade de nova atribuição dessa posição ao incumbido.
Não é esperado ou requerido que os voluntários continuem o seu envolvimento com a Instituição no final do período definido embora, em grande parte dos casos, sejam bem-vindos a fazê-lo. Podem, em vez disso, procurar uma missão de voluntariado diferente, na mesma Instituição ou noutra, ou podem-se afastar-se do serviço de voluntariado.
3.3.14. Autorização de ausência
Cabe ao Coordenador e ou ao Supervisor autorizar ausências aos voluntários. Esta autorização de ausência não irá alterar ou estender a data final, previamente acordada, do termo de serviço do voluntário.
4. FORMAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DOS VOLUNTÁRIOS
4.1 Orientação
Cabe a cada Santa Casa de Misericórdia fornecer aos voluntários uma orientação geral sobre a natureza e propósito da Instituição, acerca da natureza e método de operacionalização do programa ou actividade para os quais são recrutados e uma orientação específica acerca dos propósitos e requisitos da posição ou função que estão a aceitar desempenhar.
4.2 Formação
Os voluntários deverão receber formação específica para lhes fornecer a informação e aptidões necessárias ao bom desempenho da sua missão de voluntariado. O período de duração, conteúdos programáticos e métodos pedagógicos a adoptar no âmbito da formação devem ser apropriados à complexidade e exigências da posição e às capacidades do voluntário.
4.3 Envolvimento dos funcionários na orientação e formação
Os funcionários responsáveis pela prestação de serviços devem ter um papel activo na concepção e desenvolvimento formação, bem como na orientação dos voluntários.
4.4 Envolvimento dos voluntários na orientação e formação
Os voluntários experientes devem ser incluídos na concepção e desenvolvimento da formação e na orientação dos voluntários.
4.5 Formação contínua
Tal como os funcionários, os voluntários devem tentar melhorar os seus níveis de aptidão durante o período de serviço. Serão disponibilizadas aos voluntários oportunidades adicionais de formação e educação durante a sua relação com a Instituição, conforme vier a ser considerado mais apropriado.
Esta formação contínua pode incluir informação adicional acerca do desempenho e da sua actual missão de voluntariado ou informação mais generalizada, podendo ser fornecida, quer pela Santa Casa de Misericórdia, quer recorrendo a entidades externas.
4.6 Participação em Eventos
Os voluntários estão autorizados a participar em conferências, seminários, reuniões ou outros eventos relevantes para a sua missão de voluntariado, incluindo tanto as que sejam conduzidas pela Misericórdia como outras que sejam promovidas por outras organizações. Antes da participação em qualquer evento, deve ser obtida aprovação do supervisor do voluntário, caso a participação interfira com o horário de trabalho do voluntário ou seja pretendido o reembolso das despesas.
4.7 Gestão do risco
Os voluntários devem ser informados de quaisquer aspectos, materiais, equipamentos, processos ou pessoas perigosos com os quais se podem deparar durante o desempenho do trabalho de voluntariado, devendo ser formados e equipados com métodos adequados para lidar com riscos identificados.
5. SUPERVISÃO E AVALIAÇÃO DOS VOLUNTÁRIOS
5.1 Necessidade de um supervisor
Cada voluntário aceite para uma posição na Instituição deve ter um supervisor claramente identificado que é responsável pela gestão directa desse voluntário.
Este supervisor deve ser responsável pela gestão e orientação diárias do trabalho do voluntário e deve estar disponível para consulta e assistência ao voluntário. O supervisor terá a responsabilidade principal de apoiar o voluntário no desenvolvimento adequado das funções que lhe foram atribuídas, de o envolver no fluxo de comunicação da Instituição e de lhe dar informação sobre o seu desempenho numa perspectiva construtiva que lhe permita corrigir eventuais desvios e assim melhorar continuamente a sua forma de trabalhar. Os funcionários aos quais são atribuídas responsabilidades de supervisão de voluntários devem ter esta responsabilidade definida na descrição das suas funções.
5.2 Voluntários como supervisores de voluntários
Um voluntário pode desempenhar funções de supervisor de outros voluntários, desde que esteja sob supervisão directa de um funcionário.
5.3 Relações voluntários – funcionários
Os voluntários e os funcionários são considerados parceiros na implementação da missão e programas da Instituição, onde cada um cumpre um papel específico, mas complementar.
É essencial que para a operacionalização desta relação, cada parceiro compreenda e respeite as necessidades e capacidades do outro.
5.4 Integração de voluntários pelos funcionários
Visto que os funcionários conhecem melhor os requisitos do seu trabalho, bem como as competências e capacidades necessárias para o bom desempenho das tarefas que lhe estão associadas, devem ser estes a definir se o voluntário pode ou não colaborar com ele em determinado momento. Assim, nenhum voluntário deve desempenhar funções afectas a determinado funcionário sem a anuência prévia deste último.
Dado que os voluntários são considerados um recurso valioso no desempenho do trabalho da Instituição, os funcionários serão encorajados a ponderar formas criativas nas quais os voluntários possam ser úteis e a consultar o responsável pela coordenação de voluntários se julgarem necessária assistência ou formação adicional. A atribuição de voluntários a programas ficará igualmente ao critério do Coordenador de Voluntários.
5.5 Formação em gestão de voluntários para funcionários
A UMP aconselha a que seja proporcionada a todos os funcionários uma orientação geral acerca do trabalho com voluntários, assim como formação específica para aqueles que estejam amplamente envolvidos na gestão de voluntários, no sentido de a colocação, integração e participação dos voluntários se desenvolver de forma a proporcionar um trabalho em equipa eficaz, pacífico e produtivo.
5.6 Linhas de comunicação
Os voluntários têm direito a toda a informação pertinente ao desempenho das suas funções. Consequentemente, os voluntários devem ser incluídos e ter acesso a toda a informação necessária ao bom desempenho das funções de que estão incumbidos. Assim, devem ter acesso a memorandos ou instruções relacionadas com os processos e materiais a utilizar, participar em reuniões, estar autorizados a consultar registos de utilizadores, entre outra informação que contribua para a boa consecução do seu trabalho e dos objectivos estabelecidos.
Para facilitar a recepção desta informação, de forma regular, os voluntários devem ser incluídos em todos os processos de distribuição de informação e comunicação que se afigurem relevantes e deve-lhes ser facultado um método de recepção da informação, na sua ausência. A responsabilidade principal de assegurar que o voluntário receba tal informação é do Coordenador ou o Supervisor directo do voluntário.
As linhas de comunicação devem funcionar em ambos os sentidos e devem existir tanto formal como informalmente. Os voluntários devem ser consultados no que diz respeito a todas as decisões que possam afectar, substancialmente, o desempenho dos seus deveres.
5.7 Absentismo
É esperado que os voluntários cumpram as suas funções com pontualidade e regularidade, mediante o estabelecido no acordado entre as partes. Sempre que o Voluntário preveja estar ausente e por essa razão não possa cumprir os seus deveres ou tarefas agendadas, deve informar o seu supervisor com a antecedência definida no Compromisso, para que se possam efectuar outras disposições.
O absentismo contínuo resultará na revisão da função do voluntário ou término do serviço.
5.8 Substituição
Os voluntários podem ser encorajados a procurar um substituto para quaisquer ausências futuras. Tal substituição só deve ser feita no seguimento da consulta ao supervisor e deve haver o cuidado de encontrar um substituto qualificado para a posição em causa. Os substitutos só podem ser recrutados entre aqueles que estão, no momento, inscritos como voluntários da Instituição.
5.9 Padrões de desempenho
Devem ser estabelecidos padrões de desempenho para cada posição de voluntariado. Estes padrões devem listar o trabalho a ser desenvolvido nessa posição, definir indicadores quantificáveis para monitorização do desempenho face aos padrões requeridos e períodos de tempo estabelecidos para a realização do trabalho. A criação destes padrões será uma função conjunta do funcionário e voluntário envolvidos na posição/função. Deve ser disponibilizada ao voluntário cópia do documento em que se definem os padrões, bem como cópia da descrição da sua função, logo no início do exercício da sua actividade.
5.10 Avaliações
A União das Misericórdias recomenda que seja feita uma avaliação periódica de cada voluntário, para análise do seu desempenho e eventual revisão do seu trabalho. A sessão de avaliação deve permitir identificar necessidades de mudança no estilo e/ou organização do trabalho, colher sugestões por parte do voluntário sobre formas de potenciar a sua relação com a Instituição, bem como transmitir apreço ao voluntário e averiguar o interesse do voluntário em permanecer nessa função.
A sessão de avaliação é uma oportunidade conjunta para o voluntário e para a Instituição de examinarem e melhorarem a sua relação e sobretudo para se avaliar o grau de cumprimento dos objectivos estabelecidos no Perfil de Posto.
5.11 Base escrita para a avaliação
O Perfil de Posto constitui a base da avaliação. Deve ser mantido um registo escrito de cada sessão de avaliação .
5.12 Responsabilidade dos funcionários na avaliação
Deve ser da responsabilidade de cada supervisor, agendar e realizar a avaliação periódica e manter registos da avaliação actualizados.
5.13 Avaliação da utilização de voluntários pela Instituição
O Coordenador dos voluntários deve conduzir uma avaliação anual do Voluntariado da Instituição. Esta avaliação incluirá a informação recolhida junto de voluntários, funcionários e beneficiários.
5.14 Acção correctiva
No seguimento de uma avaliação, podem ser introduzidas acções correctivas, que permitam ultrapassar as dificuldades ou problemas identificados. Os exemplos de acção correctiva incluem a necessidade de formação adicional, revisão da atribuição de funções ao voluntário ou afastamento do serviço de voluntariado.
5.15 Dispensa de um voluntário
O voluntário que não concorde com as regras e procedimentos da Instituição ou que falhe no desempenho satisfatório da sua função enquanto voluntário pode ser sujeito a afastamento. Nenhum voluntário será destituído até ter tido uma oportunidade de discutir as razões de um possível afastamento com os funcionários supervisores. A decisão de afastamento cabe ao Coordenador de Voluntários. Esta dispensa deve ficar registada por escrito .
5.16 Razões para afastamento
Os fundamentos possíveis para afastamento podem incluir, mas não estão limitados ao seguinte: insubordinação ou conduta imprópria graves, estar sob influência de álcool ou drogas, roubo de bens ou utilização indevida de equipamentos ou materiais da Instituição, abusar ou maltratar utilizadores ou colegas de trabalho, incapacidade de respeitar as políticas e procedimentos da Instituição, incapacidade de cumprir padrões de desempenho físicos ou mentais e incapacidade em desempenhar satisfatoriamente os deveres atribuídos.
5.17 Preocupações e reclamações
As decisões que envolvam acções correctivas relativas a um voluntário podem ser revistas quanto à adequação. Se for implementada uma acção correctiva, o voluntário implicado deve ser informado dos procedimentos para que possa expressar a sua preocupação ou reclamação .
5.18 Notificação de saída ou atribuição de nova função a um voluntário
No caso de um voluntário sair da Instituição, quer voluntária ou involuntariamente ou lhe ser atribuída nova posição, deve ser da responsabilidade do Coordenador de Voluntários informar os funcionários e os beneficiários implicados que o voluntário já não está nomeado para trabalhar com eles. Em casos de afastamento por justa causa, esta notificação deve ser dada por escrito e deve indicar claramente que qualquer contacto adicional com o voluntário deve ser exterior ao objecto de qualquer relação com a Instituição.
Os fundamentos possíveis para afastamento podem incluir, mas não estão limitados ao seguinte: insubordinação ou conduta imprópria graves, estar sob influência de álcool ou drogas, roubo de bens ou utilização indevida de equipamentos ou materiais da Instituição, abusar ou maltratar utilizadores ou colegas de trabalho, incapacidade de respeitar as políticas e procedimentos da Instituição, incapacidade de cumprir padrões de desempenho físicos ou mentais e incapacidade em desempenhar satisfatoriamente os deveres atribuídos.
5.17 Preocupações e reclamações
As decisões que envolvam acções correctivas relativas a um voluntário podem ser revistas quanto à adequação. Se for implementada uma acção correctiva, o voluntário implicado deve ser informado dos procedimentos para que possa expressar a sua preocupação ou reclamação .
5.18 Notificação de saída ou atribuição de nova função a um voluntário
No caso de um voluntário sair da Instituição, quer voluntária ou involuntariamente ou lhe ser atribuída nova posição, deve ser da responsabilidade do Coordenador de Voluntários informar os funcionários e os beneficiários implicados que o voluntário já não está nomeado para trabalhar com eles. Em casos de afastamento por justa causa, esta notificação deve ser dada por escrito e deve indicar claramente que qualquer contacto adicional com o voluntário deve ser exterior ao objecto de qualquer relação com a Instituição.
5.19 Demissão
Os voluntários podem demitir-se, a qualquer momento, do seu serviço de voluntariado com a Instituição. Pede-se que os voluntários que pretendam demitir-se façam uma comunicação antecipada da sua saída, respeitando o prazo estabelecido no Compromisso, bem como uma breve explicação do motivo da sua decisão.
5.20 Entrevistas de saída
As entrevistas de saída a realizar com os voluntários que deixam de exercer funções na Instituição devem ser conduzidas, sempre que possível, pelo Coordenador do Voluntariado com a presença do Supervisor. A entrevista deve permitir identificar a causa da saída do voluntário, colher sugestões que o voluntário possa ter para a melhorar a relação dos voluntários com a Instituição e a possibilidade de envolver o voluntário numa outra competência no futuro.
5.21 Comunicação com o Coordenador de Voluntários
Os funcionários que supervisionem voluntários são responsáveis por manter uma comunicação regular com o Coordenador de voluntários sobre o ponto de situação dos voluntários que supervisionam e são responsáveis pelo fornecimento atempado de todos os documentos necessários. O Coordenador deve ser imediatamente informado de qualquer alteração significativa no trabalho ou qualquer outra relacionada com um voluntário e deve ser sempre consultado, antes de ser implementada qualquer acção correctiva.
6. RECONHECIMENTO E APOIO DOS VOLUNTÁRIOS
6.1 Certificados
Os voluntários são encorajados, enquanto ao serviço da Instituição, a desenvolver as suas aptidões e serão auxiliados, através da promoção para novos trabalhos de voluntariado, a assumir responsabilidades adicionais e superiores. Se desejado pelo voluntário, a Instituição ajudará na manutenção dos registos adequados quanto à sua experiência de voluntariado que o poderão ajudar em oportunidades profissionais futuras, tanto remuneradas como voluntárias.
6.2 Acesso aos bens e materiais da Instituição
Os voluntários devem ter acesso aos bens da Instituição e aos materiais necessários para o cumprimento dos seus deveres e devem receber formação acerca da utilização de qualquer equipamento. Os bens e materiais só devem ser utilizados quando directamente necessários com a tarefa do voluntário.
Esta política poderá ou não incluir acesso e utilização dos veículos da Instituição, ficando esta decisão ao critério de cada Santa Casa de Misericórdia.
6.3 Seguro
É facultado a todos os voluntários que exerçam trabalho voluntário na Instituição um seguro, correspondente ao definido por lei.
6.4 Reembolso das despesas
As despesas realizadas durante o exercício da sua função de voluntário na ou para a Instituição são elegíveis para reembolso. O Coordenador de Voluntários deve distribuir informação a todos os voluntários relativamente aos itens específicos que podem ser objecto de reembolso e quais os trâmites a desenvolver para este efeito. Qualquer despesa deve ser objecto de aprovação prévia e formal por parte do Coordenador.
Esta informação deverá constar no Compromisso de Voluntariado.
6.5 Reconhecimento Informal
Encoraja-se todos os funcionários e voluntários, responsáveis pela supervisão de voluntários, a executar regularmente ao longo do ano métodos de reconhecimento do serviço de voluntariado. Estes métodos de reconhecimento informal devem ir do simples "Muito Obrigado" a um esforço concertado de incluir os voluntários como participantes plenos na tomada de decisões e na implementação de projectos que os envolvam.
6.6 Reconhecimento Formal
A Santa Casa de Misericórdia deverá realizar um evento anual de reconhecimento dos voluntários para salientar e premiar a contribuição dos voluntários para a Instituição. Os voluntários deverão ser consultados e envolvidos na concepção do formato adequado ao evento.
6.7 Reconhecimento dos funcionários
O Coordenador de voluntários deve conceber também sistemas de reconhecimento para os funcionários que estabeleçam uma boa relação de trabalho com os voluntários e deve consultar os últimos, bem como os supervisores dos funcionários, para identificar quais os funcionários que merecem receber tais prémios.
Este reconhecimento efectuado aos funcionários (que poderá ou não ser incluído no evento anual de reconhecimento dos voluntários) deve ser definido pela Instituição e comunicado a todos os funcionários que trabalham com voluntários.
Os voluntários podem demitir-se, a qualquer momento, do seu serviço de voluntariado com a Instituição. Pede-se que os voluntários que pretendam demitir-se façam uma comunicação antecipada da sua saída, respeitando o prazo estabelecido no Compromisso, bem como uma breve explicação do motivo da sua decisão.
5.20 Entrevistas de saída
As entrevistas de saída a realizar com os voluntários que deixam de exercer funções na Instituição devem ser conduzidas, sempre que possível, pelo Coordenador do Voluntariado com a presença do Supervisor. A entrevista deve permitir identificar a causa da saída do voluntário, colher sugestões que o voluntário possa ter para a melhorar a relação dos voluntários com a Instituição e a possibilidade de envolver o voluntário numa outra competência no futuro.
5.21 Comunicação com o Coordenador de Voluntários
Os funcionários que supervisionem voluntários são responsáveis por manter uma comunicação regular com o Coordenador de voluntários sobre o ponto de situação dos voluntários que supervisionam e são responsáveis pelo fornecimento atempado de todos os documentos necessários. O Coordenador deve ser imediatamente informado de qualquer alteração significativa no trabalho ou qualquer outra relacionada com um voluntário e deve ser sempre consultado, antes de ser implementada qualquer acção correctiva.
6. RECONHECIMENTO E APOIO DOS VOLUNTÁRIOS
6.1 Certificados
Os voluntários são encorajados, enquanto ao serviço da Instituição, a desenvolver as suas aptidões e serão auxiliados, através da promoção para novos trabalhos de voluntariado, a assumir responsabilidades adicionais e superiores. Se desejado pelo voluntário, a Instituição ajudará na manutenção dos registos adequados quanto à sua experiência de voluntariado que o poderão ajudar em oportunidades profissionais futuras, tanto remuneradas como voluntárias.
6.2 Acesso aos bens e materiais da Instituição
Os voluntários devem ter acesso aos bens da Instituição e aos materiais necessários para o cumprimento dos seus deveres e devem receber formação acerca da utilização de qualquer equipamento. Os bens e materiais só devem ser utilizados quando directamente necessários com a tarefa do voluntário.
Esta política poderá ou não incluir acesso e utilização dos veículos da Instituição, ficando esta decisão ao critério de cada Santa Casa de Misericórdia.
6.3 Seguro
É facultado a todos os voluntários que exerçam trabalho voluntário na Instituição um seguro, correspondente ao definido por lei.
6.4 Reembolso das despesas
As despesas realizadas durante o exercício da sua função de voluntário na ou para a Instituição são elegíveis para reembolso. O Coordenador de Voluntários deve distribuir informação a todos os voluntários relativamente aos itens específicos que podem ser objecto de reembolso e quais os trâmites a desenvolver para este efeito. Qualquer despesa deve ser objecto de aprovação prévia e formal por parte do Coordenador.
Esta informação deverá constar no Compromisso de Voluntariado.
6.5 Reconhecimento Informal
Encoraja-se todos os funcionários e voluntários, responsáveis pela supervisão de voluntários, a executar regularmente ao longo do ano métodos de reconhecimento do serviço de voluntariado. Estes métodos de reconhecimento informal devem ir do simples "Muito Obrigado" a um esforço concertado de incluir os voluntários como participantes plenos na tomada de decisões e na implementação de projectos que os envolvam.
6.6 Reconhecimento Formal
A Santa Casa de Misericórdia deverá realizar um evento anual de reconhecimento dos voluntários para salientar e premiar a contribuição dos voluntários para a Instituição. Os voluntários deverão ser consultados e envolvidos na concepção do formato adequado ao evento.
6.7 Reconhecimento dos funcionários
O Coordenador de voluntários deve conceber também sistemas de reconhecimento para os funcionários que estabeleçam uma boa relação de trabalho com os voluntários e deve consultar os últimos, bem como os supervisores dos funcionários, para identificar quais os funcionários que merecem receber tais prémios.
Este reconhecimento efectuado aos funcionários (que poderá ou não ser incluído no evento anual de reconhecimento dos voluntários) deve ser definido pela Instituição e comunicado a todos os funcionários que trabalham com voluntários.
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